关于投标文件的保存期限,以下为相关法律规定及通行做法:
采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
机关物资采购、招标投标形成的文件材料属于应归档范围,一般归为30年保管。大型的、重要的采购合同,可以归为永久保管。未中标的投标文件正本和副本,可以归为10年保管。
中标的投标书、澄清、修正补充文件保管期限为永久;未中标文件(或作资料保存)保管期限10年。
招标文件应当规定一个适当的投标有效期,以保证招标人有足够的时间完成评标和与中标人签订合同。投标有效期从招标文件规定的提交投标文件截止之日起计算。
无论是否纳入归档范围,电子招标投标电子文件应至少保留3年,以便在需要时可以查询和利用。
建议
对于未中标的投标文件:正本由采购中心存档15年,副本保存1个月后销毁处理。
对于中标的投标文件:正本和副本均存档,保存期限为永久。
对于电子文件:无论是否纳入归档范围,均应至少保留3年。
这些规定确保了投标文件在不同情况下的保存期限,既满足了法律要求,又方便了日后的查询和利用。